Yksa-päivän antina käytännön kehittämisehdotuksia ja verkostojen vahvistumista

Lämmin kiitos kaikille, jotka osallistuivat Yksa-päivään 2024. Tapahtuma järjestettiin Mikkelissä 4.9. ja se keräsi yhteen nelisenkymmentä asiantuntijaa ja yhteistyökumppania pohtimaan Yksa-palvelun nykytilaa ja tulevaisuutta arkistojen ja museoiden näkökulmasta. 

Yksa-päivä muodosti osan laajempaa Digiarkistojen tulevaisuuskuvat -tapahtumaa, joka keräsi laajan kansainvälisen yleisön Mikkeliin syyskuun alussa. Lisää tapahtumasta täällä: https://memorycampus.fi/digiarkistojen-tulevaisuuskuvat-tapahtuma-mikkelissa-heratti-suurta-kiinnostusta-tiedonhallinnan-asiantuntijoiden-joukossa/ 

Päivässä kuultiin Yksa-palvelun ajankohtaisista asioista sekä nostoja asiakaskyselystämme, jossa lähes 100 vastaajaa antoi arvokasta palautetta ja syötettä palvelusta. Tämä tieto auttaa meitä kehittämään palvelujamme entistä paremmin. Asiakastyytyväisyys ja yhteistyön sujuvuus ovat meille ensiarvoisen tärkeitä, ja arvostamme sitä, että niin moni käytti aikaansa vastatakseen kyselyyn. Yksan nimissä on tehty lahjoitukset kyselyssä kolmeen suosituimpaan hyväntekeväisyyskohteeseen: Suomen luonnonsuojeluliitto, Hope ry ja Mieli ry. 

Iltapäivän työpajoissa pureuduttiin syvemmälle ajankohtaisiin teemoihin. Keskustelu oli vilkasta, ja esille tuli paljon konkreettisia ideoita, joilla voimme edelleen kehittää Yksaa ja Yksa-asiakastyötä. Toivomme, että saitte mukaanne uusia ideoita ja hyödyllisiä kontakteja tulevaisuuden yhteistyötä varten. Alla koottuna keskeisiä teemoja työpajoista: 

Digitoitujen aineistojen löydettävyys ja käytettävyys 

• Lähes 30 työpajaan osallistuneen asiakkaamme kanssa työstimme yhdessä ajatuskartat aiheista “digitoidut aineistot”, “digitoitujen aineistojen löydettävyys” ja “digitoitujen aineistojen käytettävyys”.
• Tuloksena saavutimme paremman ymmärryksen asiakkaidemme kohtaamista haasteista aineistojen löydettävyyden ja käytettävyyden suhteen – huomiot eivät rajautuneet ainoastaan digitoituihin aineistoihin vaan keskustelimme laajemminkin esimerkiksi hakuihin liittyvistä ongelmista ja käytettävyyteen liittyvistä toiveista.

Asiasanojen käyttö, ontologiat & Finto AI 

• Työpajassa keskusteltiin miten käytännön tasolla voitaisiin parantaa asiasanojen ja Finton käyttöä Yksassa. 
• Tuloksena syntyi konkreettisia tapoja, miten käytettävyyttä voidaan parantaa kuvailulomakkeilla pienillä muutoksilla käyttöliittymään; Useat ontologiat, ensisijaiset ontologiat, hierarkiasuhteet ja assosiatiiviset käsitteet. 
• Tuloksena oli myös runsaasti ideoita jatkokehitykselle Disecin sekä Finton toimesta.

Vastuullisuus ja raportointi 

• Työpajaan osallistui edustajia kuudesta eri arkisto- ja museoalan toimijasta, joista yksikään ei vielä ole voimaantulleen vastuullisuusdirektiivin (CSRD) vaikutuksen alainen mutta vastuullisuus teemana kiinnosti osallistujia avoimen keskustelun muodossa. 
• Vastuullisuus ja sen kehitys näkyvät arkistojen ja museoiden toiminnassa lähitulevaisuudessa esim hankinnoissa ja rahoitushauissa. Hankinnoissa pyritään tuomaan vastuullisuuskriteerejä arviointiperusteihin mikäli se on mahdollista, rahoitushauissa rahoittajat saattavat vaatia erikseen määritellyistä vastuullisuuteen liittyvistä asioista raportointia myönnettävien tukien tai apurahojen käytössä. 
• Yksan raportteihin toivottiin kehitystä yleisellä tasolla, joustavampia ja itseräätälöitäviä raportointiominaisuuksia pääkäyttäjätasolla esim. valituista aineistokokonaisuuksista, sekä ympäristövastuullisuuteen liittyen tarkempia tietoja esim sähköisen arkistoinnin hiilijalanjäljestä. 

Tutkijasalitoimintojen kehitys

• Työpajassa keskusteltiin sekä fyysisen että virtuaalisen tutkijasalin tarpeista ja vaatimuksista. Tarvetta on selkeästi aineistotilausten selkeyttämisessä ja luvittamisessa. “Tutkijan työpöytä” mainittiin useasti. 
• Kehitysehdotuksena mainittiin mm. Organisaatiorajojen yli kattavaa hakua sekä aineistosuosituksia.

Yksa ja pitkäaikaissäilytyksen PAS-palvelut

•  Työpajaan osallistui vajaat kaksikymmentä henkilöä 13 eri arkisto- ja museoalan toimijasta. 
• Työpajassa käytiin läpi, kuinka PAS-palveluihin liittyminen tullaan toteuttamaan Yksaan, ja keskusteltiin, kuinka moni organisaatio on kiinnostunut ottamaan palvelun käyttöön. 
• Pitkäaikaissäilytyksestä kiinnostuneita organisaatioita on useita ja tarvetta on myös SAPA –siirtoihin joillakin organisaatioista.  
• PAS-palveluilta toivottiin erityisesti helppokäyttöisyyttä.

Tietoturva ja ulkoisten viitekehyksien vaikutus

•  Työpajaan osallistui edustajia kuudesta eri arkisto- ja museoalan toimijasta, jotka eivät ole voimaantulevan tietoturvadirektiivi NIS2:n vaikutuksen alaisia. Työpajassa keskusteltiin tietoturvasta ja erityisesti tietosuojasta yleisellä tasolla. 
• Diseciltä toivottiin Yksaan liittyviä suosituksia ja opastusta tietoturva- ja tietosuoja-asioiden käytännön hallintaan. Keskustelussa ideoitiin alustavasti mm. millä tavalla Yksassa voisi näkyä tieto että resurssiin tai siihen liittyvään tiedostoon sisältyy henkilötietoja. 
• Yksa-käyttäjäryhmissä olisi mielenkiintoista keskustella muiden alan toimijoiden kanssa yhdessä esim. mitä tarvitsisi tietoturvan ja tietosuojan osalta ottaa huomioon mahdollisessa tekoälyn käytössä tekstin- ja kuvanluennassa, luettelointiprosesseissa, asiasanoituksessa – ja miten voisimme kouluttaa tietoturvallisen, tietosuojavaatimukset huomioonottavan tekoälymallin.
   

Yksa-päivä päättyi illalla Sodan ja Rauhan keskus Muistissa, jossa verkostoituminen jatkui museotoimintaan ja näyttelyihin tutustuen. Palautekyselyssämme Yksa-päivän suositteluindeksi (NPS) oli 76, ja sen pohjalta jatkamme vastaavien tapahtumien toteuttamista kanssanne myös ensi vuonna. Valtaosa vastaajista (yli 90%) toivoi Yksa-päivää lähitapaamisena myös jatkossa, ja suosituimmat paikat olivat pääkaupunkiseutu, Tampere ja Mikkeli. Tulevien Yksa-päivien sisällöksi toivottiin mm. tulevaisuustyötä, työpajatyyppistä työskentelyä ja eri sektorien omia ja yhteisiä aiheita.  

Kiitos, että olette mukana kehittämässä Yksaa!

 Disecin Yksa-tiimi